Cómo utilizar la herramienta de Autorespuesta
Desde el paquete STRATO Dominio, en tu Area de cliente dispones de la opción de respuesta automática de correos (por ej. en caso de ausencia o de vacaciones). En este artículo ate explicamos cómo aplicarlo de manera precisa.
¿Para qué sirve la opción de Autorespuesta?
La opción de Autorespuesta responde e-mails automáticamente a una dirección de correo con un texto estándar predeterminado. Se suele utilizar para enviar confirmaciones de pedido automáticas a solicitudes. Un ejemplo de e-mail "out of office" podría ser:
| "Muchas gracias por su e-mail. Hemos derivado su solicitud a la persona correspondiente, que le responderá de manera personalizada lo antes posible." |
Así, el remitente recibe inmediatamente la confirmación de que se ha recibido su e-mail y de que pronto obtendrá respuesta. La Autorespuesta es muy práctica también a la hora de irse de vacaciones o de viaje de negocios. En tal caso, podrías utilizar e-mails automáticos con el texto siguiente:
| "Muchas gracias por su e-mail. No puedo responder inmediatamente porque estoy de vacaciones hasta el día 28 de este mes. En casos urgentes, diríjase a compañero@nuestraempresa.es." |
Así, todo aquel que desee contactar contigo, será informado inmediatamente y no se extrañará por el largo tiempo de espera. Con nuestra opción de Autorespuesta, puedes determinar también cómodamente el periodo en el que se enviarán los e-mails de respuesta automática.
También es muy útil si vas a cambiar de dirección de e-mail. Durante la fase de transición puedes indicar automáticamente la nueva dirección mediante la Autorespuesta.
A veces, la Autorespuesta se emplea de manera similar a la transmisión de sondeo. Una posible aplicación sería, por ejemplo, el envío de una lista de precios por Autorespuesta. Para ello puedes configurar un buzón de correo separado que se llame, por ejemplo, precios@sudominiodestrato.eu. La ventaja con respecto a colocar el texto en la página web es que consigues la dirección de e-mail del remitente. Por tanto, esta consulta no es anónima, como sucede al abrir una página web.
Cómo configurar la opción de Autorespuesta
Entra en tu área de cliente y en el apartado Tu paquete, ve a E-Mail
En la Administración del e-mail verás una lista de los buzones de correo configurados. Marca el buzón al que desees poner mensaje de respuesta automática y pulsa Editar buzón.
En la página siguiente pulsa en Mensaje de respuesta automática para que se abra el menú donde puedes configurarla.
Puedes establecer el periodo durante el cual la Autorespuesta deberá estar activa. Elige la fecha que desees.
En el campo de texto indica el asunto y el texto que quieres enviar automáticamente. Selecciona la casilla en la opción Activa el mensaje de ausencia automático. Guarda las configuraciones para activar la Autorespuesta.
Para desactivarla, simplemente deberás eliminar la selección de la casilla y volver a hacer clic en Guardar.
Con la opción Número de días de duración de un mensaje de respuesta automática para el mismo receptor puedes determinar la frecuencia de mensajes que recibirá el remitente. Si eliges, por ejemplo, 01, el remitente recibirá todos los días un mensaje de ausencia si te envía un e-mail cada día. Si eliges, por ejemplo, 07, el remitente recibirá tu mensaje de ausencia una vez por semana, incluso si te envía un e-mail varias veces por semana.
Por favor, recuerda: si has creado otras reglas de filtro para tus buzones de correo, comprueba si la Autorespuesta aparece en primer lugar ya que, en caso contrario, se pueden producir conflictos con otras reglas.
Desplaza, en su caso, cada filtro mediante los botones "hacia arriba" o "hacia abajo" para que la Autorespuesta aparezca en primer lugar.
El mensaje de respuesta automática NO se envía en los siguientes casos:
- el Envelope-From está vacío
- el Envelope-From es "noreply@..." o "newsletter@..."
- el correo contiene un encabezado "Auto-Submitted:" con un valor distinto de "no" (es decir, el e-mail se ha generado mediante un proceso automático)
- el From-Header es "MAILER-DAEMON@...", "LISTSERV@..." o "MAJORDOMO@..."
- el correo contiene uno de los siguientes Header: "List-Id", "List-Help", "List-Subscribe", "List-Unsubscribe", "List-Post", "List-Owner","List-Archive" (es decir, el correo proviene de una lista de mailing)
- el e-mail se ha recibido fuera del periodo de tiempo especificado
- ya se ha enviado una notificación de ausencia al remitente para este receptor.
Encontrarás más información sobre el encabezado del e-mail en:
¿Cómo encuentro el remitente real de un e-mail?
Si no tienes a mano tu número o tu contraseña de cliente, también puedes realizar la configuración desde STRATO Webmail. Para acceder al Webmail solo necesitas su dirección de correo y tu contraseña. Más información en este artículo:
¿Cómo puedo configurar un mensaje de autorespuesta directamente en STRATO Webmail?