Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): todo lo que las Tiendas Online necesitan saber

El 25 de mayo de 2018 entrará en vigor el nuevo reglamento de protección de datos (RGPD) de la Unión Europea (UE), en el que se especifican los aspectos que las diversas entidades deben tener en cuenta con respecto a la protección de datos. Los cambios afectarán también a los minoristas del comercio en línea, quienes tendrán que adoptar medidas activas para cumplir las nuevas disposiciones.

A día de hoy, la población está cada vez más concienciada sobre la importancia de la protección de datos. Muchos consumidores se preguntan quién se encarga realmente de recopilar sus datos, por qué se almacenan estos y qué se hace con ellos.

Con el RGPD, la Unión Europea pretende ahora armonizar las diversas leyes existentes en toda Europa. En él se especifican, entre otras cosas, los requisitos que regulan la protección de datos personales dentro de la UE. El RGPD adquirirá carácter vinculante a partir del 25 de mayo de 2018. Por ello, las diversas entidades tendrán que garantizar, desde esa fecha, que su actividad se atiene a lo dispuesto en dicho Reglamento.

¿Cómo actualizo la política de privacidad de mi tienda online?

Todas las tiendas online han de contar con una política de privacidad en la que se indique qué datos personales de los visitantes y clientes de la tienda se procesan. En su política de privacidad, los vendedores online pueden especificar asimismo la manera en que otros proveedores externos gestionan los datos de la tienda.

Por defecto, todas las tiendas ePages cuentan con una página dedicada a la «Política de privacidad» en la que los vendedores simplemente tienen que incluir el texto de su correspondiente política. Podrás encontrar las instrucciones para modificar la página Política de privacidad en la sección¿Dónde puedo encontrar instrucciones relacionadas con el RGPD?

¿Qué debo tener en cuenta como vendedor online?

De acuerdo con lo establecido en el RGPD, la responsabilidad del cumplimiento de las nuevas disposiciones recae en los vendedores. Como empresa proveedora de software de comercio electrónico, ePages únicamente podrá brindar ayuda sobre estas cuestiones, pero, lamentablemente, no podrá facilitar ningún tipo de asesoramiento jurídico.

¿Cuándo puedo usar los datos personales del cliente?

Como vendedor online es importante saber que no necesitas la autorización explícita del cliente para usar sus datos personales para según qué finalidad. El uso de los datos personales del cliente está generalmente permitido si dichos datos son necesarios para el cumplimiento del contrato; así que como comerciante, puedes usar los datos que son necesarios para realizar un proceso de compra en tu tienda online. Esto incluye, por ejemplo, la difusión de la dirección del cliente a la empresa de logística para la realización del envío. Sin embargo, para utilizar estos datos para otros fines como, por ejemplo, una suscripción al boletín de noticias, necesitarás la autorización explícita del cliente.

Dicha autorización para el uso posterior de los datos del cliente no puede ser un requisito previo para la celebración de un contrato; es decir, no está permitido, por ejemplo, forzar a un cliente a suscribirse a un boletín de noticias haciendo de esto un requisito para poder hacer un pedido posteriormente.

¿Cuáles son los derechos de mis clientes que debo tener en cuenta?

Si un cliente pregunta si y qué datos personales han sido almacenados, tendrás el deber de proporcionar esa información por escrito en el plazo de un mes.

Si el cliente así lo solicitara, deberás corregir cualquier dato personal incorrecto de forma inmediata. De la misma manera, el cliente tiene derecho a solicitar que sus datos personales sean eliminados, especialmente si los datos ya no fueran necesarios o si el cliente retirara su consentimiento para su conservación. El cliente puede usar este derecho en cualquier momento y, además, deberás indicar explícitamente la existencia del mismo.

¿Qué debo tener en cuenta con respecto a la seguridad de los datos?

Las tiendas online ePages en la nube reciben las actualizaciones necesarias de forma automática y regular. El centro de datos en el que se alojan las tiendas ePages cuenta con la certificación ISO y cumple con los más altos requisitos de seguridad informática y de datos.

Cooperación con otros proveedores de servicios

A la hora de gestionar sus tiendas, los vendedores online suelen recurrir a los servicios de otros proveedores, como suministradores de aplicaciones y empresas de gestión de pagos. En caso de que tales proveedores tengan que procesar datos personales en nombre del minorista, este deberá firmar un acuerdo de procesamiento de datos (APD) con las correspondientes empresas y velar por que cumplan con lo dispuesto en el RGPD en el ejercicio de su labor.

Preparativos efectuados por ePages para implementar los cambios derivados de la entrada en vigor del RGPD

ePages ya observa las normas de seguridad más rigurosas en todos los ámbitos y cumple todos los requisitos contemplados en el RGPD.

Los vendedores online pueden tener la certeza de que el sistema de gestión de su tienda virtual no obstaculizará en ningún caso el cumplimiento de las disposiciones de dicho Reglamento.

¿Dónde puedo encontrar informacion adicional sobre el RGPD?

La asistencia competente en la materia y las correspondientes declaraciones legales de garantía de seguridad pueden obtenerse a través de nuestro partner oficial Trusted Shops

Para registrarse en Trusted Shops es preciso seleccionar, dentro del área de administración de tu tienda, la opción Marketing y, a continuación, Trusted Shops. Al utilizar el enlace que figura en dicho apartado para registrarse, disfrutarás de una tarifa con descuento.

En las próximas semanas además publicaremos aquí en el blog información actualizada acerca del RGPD.

¿Dónde puedo encontrar instrucciones relacionadas con el RGPD?

Hemos creado una lista de artículos para ayudarte a adaptar tu tienda al RGPD. Las instrucciones cambian dependiendo de si tu tienda está basada en la versión ePages Now o ePages Base. Para saber la versión de tu tienda, selecciona Ayuda en el menú principal del área de administración. Tu versión aparecerá en la parte baja de la página.

Editar la información relativa a la política de privacidad

Para cumplir con los requisitos del nuevo RGPD, lo más seguro es que necesites modificar tu politica de privacidad. Puedes encontrar más información al respecto en la sección  ¿Cómo actualizo la política de privacidad de mi tienda online? al principio de este artículo.  Las instrucciones para modificar la política de privacidad las puedes encontrar aquí para ePages Now y aquí para ePages Base

Eliminar clientes

Es posible eliminar los clientes y sus datos de tu tienda. Las instrucciones para hacerlo las encuentras aquí para ePages Now y aquí para ePages Base.

Descargar las facturas en PDF

Cuando elimines tus clientes, los pedidos realizados por ellos también serán eliminados. Por ello, antes de eliminar cualquier cliente, asegúrate de guardar la documentación relativa que necesites, como por ejemplo las facturas. Podrás descargarlas en formato PDF siguiendo las instrucciones para ePages Now aquí y para ePages Base aquí.

Edición del formulario de contacto (solo para ePages Base)

Si dispones de un formulario de contacto en tu tienda, necesitarás realizar algunos ajustes. Puedes encontrar las instrucciones necesarias aquí.